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遂宁东方体育机关公文处理办法
 
发布时间:2007年08月07日 点击数: 收藏 打印文章

遂宁东方体育机关公文处理办法

 

第一章   

 

第一条 为使东方体育机关(以下简称市人大机关)的公文处理规范化、制度化、科学化,提高公文处理的效率和质量,根据《四川省人大常委会机关公文处理办法》的规定,结合我市实际,制订本办法。

第二条 市人大机关公文,是市人大及其常委会在依法行使各项职权过程中形成的、具有法定效力和规范格式的文书,是发布决议、决定、公告,指导、布置和商洽工作,请示和答复问题,报告和交流情况的载体。

第三条 办公室秘书科是负责机关公文处理、协调和指导本机关各部门公文处理的工作机构。机关各委办科室应配合秘书科做好本部门公文处理工作,努力提高工作效率和质量。

第四条 市人大机关的公文处理,包括公文拟制、办理、管理、立卷归档在内的一系列衔接有序的工作。公文处理必须做到准确、及时、安全。要提高办文效率,急件随到随办;有时限要求的文件,必须在时限内完成;一般文件应在十五天内办理完毕。

第五条 公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和市人大机关内部的保密规定,确保国家秘密的安全。

 

第二章  公文种类

 

第六条 市人大机关的公文种类主要有:公报,公告,决议,决定,审议意见、评议意见、规则、规定、办法,议案,建议、批评和意见,请示,批复,报告,通知,通报,函,意见,会议纪要等。

公报  适用于印发会议形成的主要文件。

公告  适用于公布会议通过的重要人事任免、选举等重要事项。

决议  适用于经会议审议或讨论通过的重要事项。

决定  适用于对重要事项做出的决策和安排。

审议意见  适用于东方体育或主任会议对“一府两院”专题工作报告提出建议,并要求负责反馈的事项。

评议意见  适用于东方体育对工作评议、述职评议对象提出的意见和整改建议。

规则、规定、办法  适用于经会议讨论通过的议事决策程序

议案  适用于根据法定程序,有关机构或东方体育联名依法向市人大及其常委会提请审议的事项。

建议、批评和意见  适用于东方体育向市人大及其常委会提出,由常委会工作机构交由有关机关组织研究处理并负责答复的事项。

请示  适用于请求指示、批准事项。

批复  适用于答复请示事项。

报告  适用于汇报工作、反映情况、提出建议,或答复询问等。

通知  适用于传达指示,转发公文,传达需要执行或周知的事项、任免人员等。

通报  适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神,交流情况等。

  适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题,向有关主管部门提出请求事项等。

意见  适用于对议案或重要问题提出见解和处理办法等。

会议纪要  适用于记载会议情况和议定事项。

 

第三章  公文格式

 

第七条 市人大机关的公文,一般由版头、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文时间、印章、附注、主题词、抄送机关、印制版记等部分组成。

(一)版头  版头由发文机关全称或规范化简称组成。联合行文时,主办机关应该排列在前。

(二)秘密等级  秘密公文应当分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”,标注于公文首页左上方。

(三)紧急程度  紧急公文应分别标明“特急件”、“急件”;紧急电报应标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

(四)发文字号  发文字号由机关代字、年份、序号组成。“文件”的发文字号应当排列于版头之下,横线之上居中处。“函”的发文字号应当排列于版头之下,横线之下层右侧。联合发文,只标明主办机关发文字号,横线中央不嵌五星。

(五)签发人  上报公文应当在发文字号右侧标注“签发人”,由发文机关的领导审批签字。

(六)标题  公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容,并标明公文的种类。标题中除法律、法规名称加书名号外,一般不用标点符号。位于主送机关或正文之上正中间。

(七)主送机关  主要受理公文的机关。应当用全称或规范化简称,位于正文上方,顶格排列。

(八)正文  公文的主体,用来表述公文的内容,位于标题或主送机关下方。

(九)附件  公文附件,应当在正文之后,发文机关署名之前注明附件顺序和名称。附件应当在正文之后下空1行左空2字用3号仿宋字标识“附件”,后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码;附件名称后不加标点符号。

(十)发文机关署名  发文机关应当写全称或规范化简称。

(十一)成文时间  应当以领导签发的日期为准;联合行文,以最后签发机关领导的签发日期为准。电报应当以发出日期为准。特殊情况除外。人大机关公文成文日期参照党的机关公文日期用阿拉伯数字标注。成文日期右空4字。决议、决定、规定、会议纪要等不标明主送机关的公文,成文日期加圆括号标注于标题下方居中位置。

(十二)加盖印章  公文中有发文机关署名的(含联合发文),应当加盖部门印章。印章必须与署名相符。

(十三)附注  公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号,标识在成文日期下1行。

(十四)主题词  主题词是经过规范化的词或词组,用于文献的主题标引和检索。主题词的标注,应当符合公文主题词标注的各项规则。“主题词”用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号;词目用3号小标宋体等;词目之间空1字。

(十五)抄报、抄送机关  指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上下级、同级或不相隶属机关。“抄报”是向上级机关和领导报送公文;“抄送”是向同级、下级或不相隶属机关分送公文。应当排列于公文末页下端。“抄报”、“抄送”两字在首行空1个字标注,移行时平行书写,末尾不标注“存档”。抄报、抄送单位按机关性质、职权、隶属关系及其他逻辑关系依次标注全称或规范化简称。

(十六)印制版记  由公文制发机关名称、印发日期和印发份数组成。标于公文末页下端,行首和行尾均应空1个字。印发日期和份数应当用阿拉伯数字书写。版记应置于公文最后一面。

(十七)市人大机关公文用纸为16开型(260mm×184mm)。一般每页排20行,每行排25字。

公文标准印刷字号:通常情况下,标题用2号小标宋体字,主送机关使用3号仿宋体字,正文使用3号仿宋体字,文中小标题,按结构层次,第一层用3号黑体字,第二层用3号楷体字,落款使用楷体字。

 

第四章  行文规则

   

第八条 行文要注重实效,坚持少而精的原则,可发可不发的公文不发。凡是通过口头、电话或其他便捷方式能够解决的问题,一般不要行文。公文一般只发给组织,不发给个人。

(一)市人大各专门委员会、常委会工作机构在本部门职权范围内,可向下一级人大机关的有关业务部门行文。必要时,应当抄送其直接上级机关。

东方体育机关部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文。

(二)市人大各专门委员会、常委会工作机构在本部门职权范围内,可对外向不同隶属关系的部门行文。重要的问题,应当与有关部门协商一致后行文。

(三)市人大专门委员会、常委会工作机构在本部门职权范围内可联合行文,也可与市委、市政府的部门及其他部门联合行文。

联合行文应当确有必要,单位不宜过多。

第九条  请示问题,应当一事一文,不得在非请示公文中夹带请示事项。不得越级请示,或多头请示。因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。向上级机关的请示,不可同时发送下级机关,向上级机关的报告,一般不下发,如有特殊需要可抄送同级或下级有关单位。

 

第五章  公文办理

   

第十条  公文的办理分为收文和发文。收文办理主要包括:公文的签收、登记、分发、传阅传批、请办、承办和督办等程序;发文办理主要包括:公文的起草、校核、审签、印制和分发等程序。

一、收文的办理

(一)签收  收文时应逐件清点,重要文件逐页清点,并以签字或盖章的方式签收。如发现问题(如散包、被拆、错送、错投等)须及时向发文机关查询并采取相应的处理措施。

(二)登记  公文办理过程中对公文的特征和办理情况作记载。登记应将公文发文机关、发文字号、公文标题、密级、份数、成文时间、主送机关、收到时间及处理情况逐项填写清楚,以利管理、查询和催办。

(三)分发  秘书科根据有关规定,按秘书长或分管副秘书长提出的办理意见,将公文分送有关领导同志和机关各部门批示、阅知或研办。

分发公文要严格按照有关规定和领导批示范围进行。时效性强的要及时分送。密级较高的公文要尽量缩小知密范围。

(四)传阅、传批  对需送几位领导同志传阅或传批的公文,由秘书科按顺序送有关领导同志阅知或批示。传阅件按领导排序由前向后递送,传批件按领导分工和排序由后向前递送。紧急、重要公文要首先报送常委会党组书记、秘书长阅知。办理公文传阅、传批应随时掌握公文去向并予以记录,避免漏传、误传、延误和积压。公文传阅、传批不横传,以免传阅失控或造成丢失。需要送请领导阅批的传真件,应复印后办理,以利保存。

(五)请办  收文后,除直送常委会领导同志亲启或相关委办科室的以外,一律由秘书科拆封,附上必要的背景材料,由秘书长或分管副秘书长按分工和职责,交有关承办单位在规定时限内提出处理意见。

(六)承办  承办部门要尽快办理,不得延误、推诿;有会办单位的,主办单位应主动征求意见。单位之间意见不一致的,应将不同意见及依据一并附上。如认为不属于本部门职责或不适宜由本部门承办的,要及时退回交办部门,并说明理由。

对需报请领导同志批示的重要公文,应由承办单位提出解决问题的方案、意见和主要的背景材料,并尽量减少二次审批。秘书科对领导同志的批示件要认真登记,需要行文的,应及时处理。

(七)督办  秘书科对办理中的公文应当进行督办、查询。督办贯穿于公文办理的各个环节。紧急、重要的公文应及时、重点督办,一般公文也应当定期督办,做到件件有交待,事事有交办,中间有检查,办理有结果。

二、发文的办理

(一)起草  草拟公文应当做到:

1、符合国家的宪法、法律、行政法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定。

2、使用机关统一拟稿笺,从左至右书写。做到情况真实,观点明确,条理清楚,文字精炼,书写工整,用词和标点准确、规范,篇幅力求简短。人大常委会文件原则上不超过5000字,常委会办公室、研究室、市人大各专门(工作)委员会文件不超过3000字,简报原则300字以内,最多不超过500字。

3、人名、地名、单位名称、数字、时间的书写要准确。数字的书写,除了文内部分结构层次的序数和作为词素的数字使用汉字以外,一般使用阿拉伯数字。在同一公文中,数字的使用应当前后一致,计量单位的使用必须符合国家法定的名称。

4、引文要核对原文,做到准确无误,删节得当,引用其它公文应先列出该文标题,并注明文号。

5、文字结构层次的序数,第一层为“一、”;第二层为“(一)”;第三层为“1、”;第四层为“(1)”。

6、根据公文内容和行文规则,准确把握发文规格,正确使用文种。

(二)校核  公文文稿送领导审批之前,应当认真细致地逐级校对审核,文责自负。

公文校对审核的内容及责任:内容是否符合国家的法律、行政法规、地方性法规和党的方针、政策及有关规定,是否完整、准确体现发文机关的意图,并同现行有关公文和规定相衔接;所提措施和办法是否切实可行;报批程序是否符合规定;涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;人名、地名、时间、数字、引文、密级、印发传达范围、主题词和文字表述是否准确、恰当;汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合《遂宁东方体育机关公文印制规范》。

文稿内容由起草单位的负责人审校负责。文种、公文格式、行文规则、印制质量由秘书科负责。

(三)审签  公文须经领导同志审批签发方能生效。东方体育机关的公文按照下列程序签发:

1、东方体育党组文(函)件。由承办部门主要负责人核稿,党组书记签发。

2、东方体育文件。由承办部门主要负责人核稿,由秘书科复核,秘书长或分管副秘书长审核,常委会主任或分管副主任、秘书长签发。

3、东方体育办公室文(函)件。由承办部门负责人核稿,秘书科复核,秘书长或分管副秘书长签发。

4、东方体育主任会议纪要。由相关专门委员会、常委会工作机构起草,秘书长审核,主持会议的领导同志签发。

5、东方体育公告。经东方体育会议通过,由承办部门主要负责人审核,交秘书科送秘书长复核,常委会主任或委托副主任签发。

6、市人大专门委员会、常委会工作机构联合发文。由承办部门主要负责人核稿,有关委、室、科负责人审批并联合签发。

7、市人大专门委员会、常委会工作机构函件。由承办委、室、科指定专人起草,各委、室、科负责人审定签发。

8、市人大专门委员会、常委会工作机构,常委会机关党委文(函)件。由承办科室起草,分别由各委、室、机关党委负责人审定签发。重要文件报常委会党组或常委会领导审签。

9、已经领导同志审签的文稿,在印发之前应由承办科室再作复核。经复核如需修改的,须报请原审批领导人或上一级领导人复审同意。

(四)印制

1、东方体育党组、东方体育、东方体育主任会议及东方体育办公室、机关党委印发的公文,由秘书科负责登记、编号、确定份数印制。

2、市人大专门委员会、常委会工作机构印发的公文,分别由该部门负责登记、编号、确定份数,送秘书科交文印室印制。

3、印制的公文由承办委、室、科负责校对。公文印制后,由承办委、室、科负责装订。

4、公文印制要力求高质量,高效率。文印的格式要符合规范,布局要得体、美观,字迹要清晰。要注意保密,文件校稿要妥善保管,定期销毁。

5、市人大专门委员会、常委会工作机构复印一般文件要在文印室进行登记,写明分发范围和份数。复印机密文件要经发文机关批准,并严格控制复印数量和发放范围。密码电报、绝密文件不准复印。

(五)分发

1、东方体育党组、东方体育及东方体育办公室的编号公文,由秘书科按规定统一登记分发,并将文件原稿及正式文件2份交秘书科存档。发本机关的其它文件,由承办委、室、科分发。发外单位的文件由承办工作委、室、科封装好后,送秘书科发出。向市委报送的请示、报告,一式15份送市委常委办公室处理。请示、报告原则上不送领导个人。

2、“三密”文件(即绝密、机密、秘密文件)、挂号信(函),由承办委、室、科按规定封装,加盖密件章后,送秘书科签收,按规定送发。

3、秘书科机要人员要按照规定,认真填写“机要文件交寄清单”或“交寄挂号邮件清单”,办理签字手续,及时准确地发出。

第十一条  传递管理秘密级以上的公文,必须采取保密措施,确保安全。利用计算机、传真机等传输秘密公文,必须采用加密装置。不得密电明传,或者明、密电混用。绝密级公文不得利用传真机和计算机传输。

 

第六章  公文立卷、归档和销毁

   

第十二条  公文办理完毕后,秘书科与机关各委、室、科的文秘专(兼)职人员应按照档案法及机关档案管理制度的规定,将公文和有关材料立卷归档。到上级开会带回的公文,要及时交机关公文管理人员登记保管,个人不得私自保存。

第十三条  联合办理的公文,由主办单位负责立卷,相关单位如需要可保存复印件。

第十四条  市人大专门委员会、常委会工作机构当年制发的文件,主卷归档后,于次年一季度移交秘书科档案室统一管理。立卷归档工作接受同级档案部门的指导、协调和监督。

第十五条  没有归档和存查价值的公文,经鉴别并经分管领导批准,由秘书科组织定期销毁。销毁秘密公文,应当到指定的保密地点,由两个以上人员负责监销,确保不丢失、不泄密。

 

 

 

 

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